Este Acuerdo desarrolla, conforme al artículo 28 del RGPD, las condiciones bajo las que openLAB trata datos personales por cuenta del cliente al prestarle el servicio. Se incorpora automáticamente a la contratación de cualquier módulo, sin necesidad de firma separada.
1. Objeto
openLAB tratará, por cuenta del cliente (responsable del tratamiento) y siguiendo sus instrucciones, los datos personales que el cliente introduzca en los módulos contratados.
2. Duración
Este Acuerdo estará vigente mientras dure la suscripción del cliente, y hasta que se complete la devolución o eliminación de los datos conforme a la cláusula 12.
3. Finalidad del tratamiento
Prestar el servicio contratado por el cliente en cada módulo (por ejemplo: registro de fichajes, gestión de contactos, facturación, gestión de candidaturas, sincronización de correo, gestión de inventario), sin ningún otro fin.
4. Categorías de datos e interesados
Categorías de datos: datos identificativos, de contacto, laborales, de geolocalización (si el cliente activa esa función en Control Horario), económico-financieros, curriculares, y cualesquiera otros que el cliente decida introducir en los módulos contratados.
Categorías de interesados: empleados del cliente, clientes y proveedores del cliente, candidatos a procesos de selección gestionados por el cliente.
5. Instrucciones del responsable
openLAB tratará los datos únicamente siguiendo las instrucciones documentadas del cliente, materializadas en la configuración y el uso que el cliente haga de la plataforma. Si openLAB considera que una instrucción infringe el RGPD u otra normativa de protección de datos, lo comunicará al cliente antes de ejecutarla.
6. Confidencialidad
openLAB garantiza que las personas autorizadas a tratar los datos se han comprometido a respetar la confidencialidad o están sujetas a una obligación de confidencialidad de naturaleza legal.
7. Seguridad
openLAB aplica medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar la seguridad de los datos tratados, incluyendo cifrado de datos identificativos y financieros sensibles y control de acceso, descritas de forma general en la Política de Privacidad.
8. Subencargados
openLAB puede recurrir a subencargados para prestar el servicio (proveedores de infraestructura, procesamiento de pagos y servicios de inteligencia artificial), imponiéndoles las mismas obligaciones de protección de datos establecidas en este Acuerdo.
El cliente otorga a openLAB una autorización general para la contratación de subencargados. openLAB informará al cliente de cualquier cambio previsto en la incorporación o sustitución de subencargados, mediante notificación en la plataforma o correo electrónico, dando al cliente un plazo de diez (10) días para oponerse a dichos cambios. La lista actualizada de subencargados se encuentra disponible previa solicitud a contacto@openlab.es.
9. Notificación de brechas de seguridad
openLAB notificará al cliente cualquier violación de la seguridad de los datos de la que tenga conocimiento, sin dilación indebida y, en todo caso, en un plazo que permita al cliente cumplir con su propia obligación de notificación a la autoridad de control en el plazo de 72 horas exigido por el RGPD.
10. Asistencia al responsable
openLAB asistirá al cliente, en la medida de lo posible y dentro del alcance de la información de que disponga, en el cumplimiento de sus obligaciones como responsable del tratamiento: atención de solicitudes de ejercicio de derechos de los interesados, gestión de brechas de seguridad, evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos cuando resulten necesarias, y cooperación con la autoridad de control.
11. Derecho de auditoría
El cliente podrá solicitar a openLAB la información y documentación razonablemente necesaria para acreditar el cumplimiento de este Acuerdo, incluyendo certificaciones, informes de auditoría externa o resúmenes ejecutivos de las medidas de seguridad implementadas. Las partes acuerdan que, dada la naturaleza del servicio y la estructura de openLAB, el derecho de auditoría se ejercerá mediante la aportación de dicha documentación, excluyendo la realización de auditorías in situ.
12. Destino de los datos al finalizar el contrato
Al finalizar la relación contractual, openLAB, a elección del cliente, devolverá o eliminará los datos personales tratados, salvo que exista obligación legal de conservarlos (por ejemplo, datos fiscales o laborales sujetos a plazo legal de conservación).
13. Otros documentos aplicables
El tratamiento general de datos personales se regula en la Política de Privacidad. Las condiciones económicas del servicio se regulan en las Condiciones de Contratación.